ASSISTANT SECRETAIRE

Le savoir-faire essentiels pour intervenir de manière efficiente dans la gestion administrative et commerciale d’une structure.

Formation métier

À l’issue de cette formation, les candidats auront assimilé une méthode rigoureuse ainsi que les savoir-faire essentiels pour intervenir de manière efficiente dans la gestion administrative et commerciale d’une structure. Ils seront en mesure d’assurer un rôle actif et stratégique, contribuant à l’organisation et au suivi des processus administratifs tout en veillant à la bonne coordination des activités commerciales. De plus, ils acquerront les compétences nécessaires pour accompagner leur hiérarchie de manière proactive au quotidien, en anticipant les besoins, en facilitant la prise de décisions et en assurant une communication fluide et efficace entre les différents services. Cette formation leur permettra ainsi de devenir des collaborateurs polyvalents, capables de soutenir la direction dans ses responsabilités opérationnelles et d’optimiser le fonctionnement global de l’entreprise.

Le face-à-face pédagogique favorise l’échange direct entre formateurs et apprenants, permettant une assimilation claire des concepts. Les exercices d’application et simulations offrent l’opportunité de pratiquer en conditions proches du réel, consolidant les compétences opérationnelles. L’analyse de situations d’écrit professionnel aide à maîtriser la rédaction de documents professionnels, tandis que les études de cas pratiques plongent les participants dans des problématiques réelles d’entreprise.

Les travaux de groupe, présentés à l’oral, développent l’esprit collaboratif et les compétences en communication. Le E-learning propose des ressources accessibles à tout moment pour plus de flexibilité. Enfin, l’accompagnement individualisé et le coaching garantissent un suivi personnalisé pour un développement adapté aux objectifs de chacun.

Formation générale et compétences

Gestion administrative : Rédaction de documents, gestion des courriers, mise à jour des dossiers, et organisation du planning.
Accueil et communication : Accueil des visiteurs, gestion des appels, et transmission d’informations.
Organisation d’événements : Planification de réunions et déplacements, rédaction de comptes rendus.
Gestion commerciale (selon le poste) : Suivi des commandes, factures, relations fournisseurs/clients.
Soutien à la direction : Assister la hiérarchie dans la gestion des tâches et dossiers spécifiques.
Confidentialité : Gestion de données sensibles.

Contenu de la Formation

Gestion des informations administratives et commerciales

Traitement des données liées à la gestion administrative et commerciale de l’organisation.
Organisation du poste et du temps de travail conformément aux procédures de l’entreprise.
Gestion matérielle et électronique des documents, avec création ou suivi des procédures de classement et diffusion.

Rédaction de documents

Production de courriers, comptes rendus, rapports, et autres supports administratifs dans le respect des chartes graphiques et des normes linguistiques.
Utilisation de logiciels adaptés pour garantir la conformité des documents.

Gestion des activités achat-vente

Traitement des documents commerciaux entrants et sortants.
Relance des factures impayées.
Suivi de l’activité commerciale à travers des tableaux de bord actualisés.
Gestion des stocks en conformité avec la politique RSE et communication avec les fournisseurs.

Comptabilité de premier niveau

Préparation et classement des pièces comptables en dépenses et recettes.
Réalisation des rapprochements bancaires mensuels.

Assistanat de hiérarchie et équipe

Accueil physique et téléphonique des clients internes et externes.
Traitement des demandes, réclamations et litiges de premier niveau.
Planification des tâches, réunions et déplacements professionnels avec gestion des ressources logistiques.

Communication et diffusion d’informations

Diffusion des données via des outils collaboratifs pour optimiser le partage d’informations.
Recherche documentaire et veille pour répondre aux besoins de la hiérarchie.
Exploitation et restitution d’informations sous une forme adaptée après prise de notes ou recherches.

Durée de la formation

35H

Garantissant la couverture des activités propre à l'assistant secretaire.

Certification

Certificat garantie

obtention d'un diplôme reconnu au niveau national, tel qu'un Titre Professionnel (TP) enregistré au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) équivalent BAC

Financement

Financement de votre formation

Il existe diverses possibilités de financer votre formation. Selon votre situation (en emploi, étudiant, ...) vous pouvez faire appel à différents organismes.

F.A.Q.

L’opportunité de devenir un expert dans la remise en état des systèmes informatiques, de dépanner vos collègues ou clients et de fournir une expertise technique.

Le technicien helpdesk est un expert en dépannage informatique. Il intervient pour résoudre les problèmes matériels, logiciels ou réseaux rencontrés par ses collègues ou clients. Il installe et configure les systèmes, gère les équipements réseau, sécurise les données et fournit un support technique en cas de dysfonctionnements.

La formation TAI (Technicien d'Assistance en Informatique) est essentielle pour devenir technicien helpdesk. Ce programme enseigne l'installation, la configuration et la maintenance des systèmes informatiques, ainsi que le dépannage réseau et la gestion d’un parc informatique. À l'issue de la formation, un diplôme de niveau bac+2 est délivré, reconnu par l’État.

Le technicien helpdesk travaille souvent dans un environnement dynamique où il doit réagir rapidement aux demandes des utilisateurs. Il peut intervenir à distance ou directement sur site. Le métier nécessite une grande capacité d’adaptation, surtout face à des problèmes urgents, ainsi qu’une bonne gestion du stress, notamment dans les environnements où les interruptions sont fréquentes.

Les défis du technicien helpdesk incluent la gestion de multiples incidents simultanément, le diagnostic rapide de pannes complexes, et la mise à jour constante de ses compétences pour suivre les évolutions technologiques. Il doit également être capable de maintenir une communication claire et efficace avec les utilisateurs, tout en gérant la pression liée aux délais de résolution.

Plongez dans une expérience éducative unique, où chaque formation est une étape vers l’excellence et la professionnalisation, destinée à préparer les esprits déterminés à évoluer avec succès dans l’univers captivant de l’aéroportuaire, ainsi que dans les domaines administratifs et du marketing.

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