EMPLOYÉ ADMINISTRATIF ET D'ACCUEIL

L’employé administratif et d’accueil assure diverses tâches de secrétariat.

Formation métier

Dans le cadre des directives et en considérant l’environnement spécifique de la structure, l’employé administratif et d’accueil assure diverses tâches de secrétariat. Cela inclut la création, la saisie et la mise à jour de documents professionnels en utilisant des outils bureautiques, ainsi que l’optimisation du fonctionnement de la messagerie de la structure. Au quotidien, il gère l’accueil des visiteurs, le filtrage des appels téléphoniques, ainsi que la réception et l’envoi du courrier. Il effectue également des recherches pour répondre aux demandes d’information internes et externes. Pour améliorer les processus internes, il utilise des outils de collaboration synchrones et asynchrones, tout en adoptant une approche respectueuse de l’environnement en numérisant les documents et en les stockant localement ou dans le cloud, selon les procédures établies.

Ce professionnel travaille sous la supervision de sa hiérarchie et collabore avec différents services internes et partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités et fait preuve de réactivité. Le respect de la confidentialité et la création d’un environnement accueillant conforme à la culture de la structure font partie de ses responsabilités. L’emploi peut être situé dans un service spécifique ou au poste d’accueil, nécessitant un ensemble de compétences personnelles et techniques. L’utilisation régulière d’outils collaboratifs, de messagerie et de logiciels spécifiques implique une mise à jour constante des compétences en fonction des avancées technologiques.

Les conditions de travail peuvent varier selon la taille de la structure. Dans les grandes organisations, les activités sont souvent définies par le service, tandis que dans les PME et TPE, une certaine autonomie et une capacité d’adaptation aux différents contextes sont nécessaires. L’employé administratif et d’accueil doit être capable de gérer les interruptions fréquentes et de jongler avec plusieurs tâches simultanées, dans un environnement parfois bruyant, tout en maintenant un haut niveau d’organisation et de professionnalisme.

Formation générale et compétences

Pratique professionnelle régulière, travail en petits groupes, apprentissage personnalisé, matériel pédagogique, application concrète, aides-mémoire, études de cas… Cela comprend des modules sur la bureautique, les techniques de recherche d’emploi (TRE), et l’assistance à la rédaction de documents professionnels.

Développer les compétences essentielles du métier pour :

Effectuer les tâches administratives de base.
Gérer l’accueil des visiteurs, à la fois en personne et par téléphone.
Gérer le traitement du courrier.
Assurer la préservation et la traçabilité des informations.

Contenu de la Formation

1. Effectuer les tâches administratives habituelles d’une organisation

1.1. Préparer et mettre en forme des documents professionnels en utilisant un logiciel de traitement de texte
1.2. Saisir et actualiser des données à l’aide d’un tableur
1.3. Utiliser des outils collaboratifs pour la communication et le traitement de l’information
1.4. Gérer la réception et le traitement des e-mails et du courrier
1.5. Organiser et archiver les informations et les documents

2. Assurer la réception au sein de l’organisation

2.1. Accueillir et orienter les visiteurs ainsi que les membres du personnel
2.2. Gérer les appels téléphoniques
2.3. Répondre aux demandes d’informations internes et externes

Durée de la formation

35H

Garantissant la couverture des activités propre au secrétariat.

Certification

Certificat garantie

Certificat de compétence & Attestation validant votre capacité à exercer en tant qu'employé administratif et d'accueil.

Financement

Financement de votre formation

Il existe diverses possibilités de financer votre formation. Selon votre situation (en emploi, étudiant, ...) vous pouvez faire appel à différents organismes.

F.A.Q.

Découvrez les enjeux et les spécificités des métiers de la sûreté aéroportuaire, essentiels pour garantir la sécurité et la tranquillité des voyageurs.

L'employé administratif et d'accueil assure diverses tâches de secrétariat et de gestion des communications au sein de la structure. Cela comprend la création et la mise à jour de documents, la gestion des appels téléphoniques et des courriels, ainsi que l'accueil des visiteurs. Il organise et archive des informations, effectue des recherches pour répondre aux demandes internes et externes, tout en optimisant les processus grâce à des outils collaboratifs et numériques.

Pour devenir employé administratif et d'accueil, il est recommandé de suivre une formation en secrétariat ou en gestion administrative. Cette formation doit inclure des modules sur les outils bureautiques, la gestion des communications, ainsi que des techniques de traitement de texte, de tableurs et d'outils collaboratifs. De plus, des compétences en gestion de l'accueil et en communication sont essentielles.

Les conditions de travail varient selon la taille de la structure. Dans les grandes organisations, les tâches sont souvent spécialisées par service, tandis que dans les petites entreprises (PME et TPE), une plus grande autonomie et polyvalence sont requises. Le travail peut être interrompu fréquemment, avec des sollicitations multiples, dans un environnement parfois bruyant, ce qui demande une bonne organisation et une grande réactivité.

Les principaux défis de l'employé administratif et d'accueil incluent la gestion simultanée de plusieurs tâches, la capacité à traiter des demandes urgentes et fréquentes, et l'adaptation aux interruptions régulières. Il doit également être capable de s'adapter aux évolutions technologiques et maintenir la confidentialité des informations, tout en assurant un accueil professionnel et chaleureux.

Plongez dans une expérience éducative unique, où chaque formation est une étape vers l’excellence et la professionnalisation, destinée à préparer les esprits déterminés à évoluer avec succès dans l’univers captivant de l’aéroportuaire, ainsi que dans les domaines administratifs et du marketing.

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